Pokud jste vyplnil/vyplnila registrační formulář na konkrétní akci, kterou naše společnost pořádá a/nebo organizačně zajišťuje, odesláním registračního formuláře jste nám poskytl/poskytla Vaše osobní údaje v rozsahu jejich vyplnění do formuláře (zejména oslovení, titul před a za jménem, jméno, příjmení, organizace, případně oddělení, adresa bydliště, e-mailová adresa, případně fakturační adresa, IČO/DIČ). Rozsah osobních údajů se pro konkrétní akci může lišit. Určující je registrační formulář.

Pokud jste se registroval/registrovala na konkrétní akci telefonicky, rozsah osobních údajů odpovídá osobním údajům poskytnutým telefonicky.

Účelem zpracování Vašich osobních údajů je zajištění Vaší účasti na konkrétní akci ze strany naší společnosti, včetně všech souvisejících aktivit (např. vyhotovení jmenovky, rezervace místa k sezení apod.). Současně tyto údaje slouží k vyúčtování našich služeb po skončení akce.

Právní základ pro zpracování je splnění smlouvy, kterou s naší společností uzavíráte. Její předmět odpovídá výše popsanému účelu, tj. zajištění Vaší účasti na příslušné akci, včetně souvisejících aktivit.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce, dále po dobu do celkového vyúčtování služeb a uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

Naše společnost spolupracuje na přípravě akcí s dalšími subjekty, tzv. odbornými garanty (např. asociace, odborná společnost, sdružení apod.).

Naše společnost je zpravidla pořadatelem i organizátorem akce. V takovém případě je tzv. správcem osobních údajů, kdy zpracovává Vaše osobní údaje pro výše uvedené účely. Odborný garant je příjemcem Vašich osobních údajů.

Některé akce jsou organizovány naší společností z pověření odborného garanta – pořadatele akce. Pořadatel akce je v takovém případě správcem Vašich osobních údajů. Naše společnost vystupuje pouze v pozici jeho zpracovatele.

Totožnost správce i kontakt na něj uvádíme vždy přímo v registračním formuláři, resp. Vám bude sdělena telefonicky či e-mailem. Pokud by registrační formulář tuto informaci neobsahoval, nebo jste ji nenalezl/anebo ji z jiných důvodů chcete znovu obdržet, rádi Vám ji poskytneme na vyžádání na adrese info@guarant.cz.

Pro některé akce může být potřebné ověřit platnost Vašeho členství v odborné asociaci či jiné organizaci, která se na akci podílí (jako odborný garant nebo pořadatel). Za tímto účelem bude naše společnost jako správce, nebo jako zpracovatel pro správce – pořadatele akce, zpracovávat Vaše osobní údaje zadané při registraci. V rámci tohoto zpracování budeme kontaktovat příslušnou organizaci, aby Vaše členství potvrdila.

Toto zpracování provádíme na základě oprávněného zájmu správce na zjištění platnosti Vašeho členství. Bez takového ověření Vás nemůžeme zaregistrovat a/nebo Vám nebudeme moci v rámci akce poskytnout případné výhody s členstvím spojené.

V případě, že žádáte o zvýhodněný registrační poplatek, nebo jinou výhodu, která je podmíněná Vaším věkem nebo jiným atributem, bude naše společnost potřebovat před poskytnutím výhody ověřovat splnění dané podmínky (ověřit Váš věk apod.). S ohledem na to může po Vás vyžadovat poskytnutí kopie dokladu totožnosti. Na dokladu totožnosti jsou uvedeny osobní údaje, které tímto naší společnosti zpřístupníte.

Naše společnost kopii dokladu použije pouze k účelu ověření splnění podmínky (ověření věku) a poskytnutí výhody (zvýhodněné ceny registrace). Po ověření splnění podmínky kopii Vašeho dokladu totožnosti vymaže. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je oprávněný zájem správce na ověření podmínky pro poskytnutí výhody.

Pokud jste správci poskytl/poskytla Váš abstrakt nebo jiné dílo určené pro vyhodnocení a/nebo zařazení do odborného programu akce, bude správce zpracovávat Vaše osobní údaje uvedené v rámci elektronického formuláře k vyhodnocení a příp. zařazení Vašeho díla do programu akce. O zařazení/nezařazení budete správcem informováni.

Takové zpracování je založeno na oprávněném zájmu správce na zajištění odborného programu akce. Vaše osobní údaje pro tento účel bude správce zpracovávat po dobu trvání příslušné akce do uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

V případě následného uveřejnění Vašeho díla v návaznosti na akci správce uveřejní i Vaše jméno a příjmení, příp. titul, za účelem označení Vás jako autora díla. Toto zpracování správce provádí na základě právní povinnosti, která se na organizátora vztahuje dle autorského zákona. Vaše osobní údaje budou uveřejněny po dobu, dokud bude uveřejněno i Vaše dílo.

Pokud jste současně udělil/udělila souhlas k uveřejnění Vaší e-mailové adresy, správce společně s Vaším abstraktem, nebo jiným dílem předloženým v rámci odborného programu akce, uveřejní i Vaši e-mailovou adresu. Takové zpracování správce provádí za účelem umožnění Vašeho kontaktování účastníky akce nebo zájemci o Vaši účast na dalších podobných akcích. Zpracování je založeno na Vašem souhlasu. Tento souhlas je dobrovolný a máte právo jej odvolat na adrese info@guarant.cz.

Odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním, ani nemá vliv na jiná zpracování Vaší e-mailové adresy pro jiné účely. S ohledem na to Vás upozorňujeme, že pokud bude Vaše e-mailová adresa zařazena na základě souhlasu do tištěného sborníku, odvoláním Vašeho souhlasu nebude organizátor akce schopen jí odstranit. Vaše osobní údaje budou uveřejněny po dobu, dokud bude uveřejněno i Vaše dílo, případně do odvolání Vašeho souhlasu (s výhradou dle předchozí věty).

V případě, že jste udělil/udělila správci Váš souhlas s tím, abyste byl/byla uvedena v seznamu účastníků akce, bude správce zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu uvedeném v souhlasu pro účely Vašeho zařazení do tohoto seznamu a jeho zpřístupnění ostatním účastníkům a organizátorům akce. Základem pro toto zpracování je Vámi udělený souhlas.

Forma seznamu záleží na konkrétní akci, seznam může být uveden na webových stránkách akce nebo distribuován účastníkům v tištěné podobě. Tento souhlas je dobrovolný a máte právo jej odvolat na adrese info@guarant.cz. Odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním, ani nemá vliv na jiná zpracování Vaší e-mailové adresy pro jiné účely a z jiných právních základů, než je Váš souhlas.

Prosíme, berte na vědomí, že po umístění Vašich osobních údajů do seznamu v tištěné podobě není ze strany správce možné Vaše osobní údaje odstranit z jich vytištěných nosičů. Vaše osobní údaje budou uveřejněny po dobu, dokud bude uveřejněn seznam účastníků, případně do odvolání Vašeho souhlasu (s výhradou dle předchozí věty).

Pořadatel akce může bez nutnosti dalšího souhlasu delegátů používat a zveřejňovat fotografie a videozáznamy pořízené během kongresu ve zprávách o kongresu a/nebo v budoucích marketingových materiálech. Přihlášením na tuto akci účastníci berou na vědomí a souhlasí s tím, že během akce mohou být pořízeny fotografie, zvukové záznamy nebo videozáznamy, které mohou zahrnovat rozpoznatelné fotografie nebo hlasy účastníků a tyto mohou být dále rozmnožovány a rozšiřovány na webu akce.

Akce se koná na veřejném prostranství a účastníkům, vystavovatelům, sponzorům a médiím je povoleno fotografování, videozáznam nebo zvukové nahrávky některých kongresových aktivit. Pořadatel si vyhrazuje právo použít fotografie pořízené na akci s Vaší fotografií na sociálních médiích a/nebo v budoucích marketingových materiálech. Organizátor neodpovídá za použití Vaší fotografie třetí stranou. V případě dotazů v souvislosti s pořizováním fotografií, zvukových a obrazových záznamů se můžete obrátit na pořadatele prostřednictvím kontaktů uvedených na webových stránkách pořadatele www.guarant.cz.

Obsah, grafická vyobrazení, zvukové nahrávky, videosekvence a texty na webových stránkách, které jsou zveřejněné společností GUARANT International spol. s r.o.  podléhají autorským právům. Šíření, rozmnožování nebo užití grafických vyobrazení, zvukových nahrávek, videosekvencí a textů v jiných elektronických nebo tištěných publikacích bez výslovného souhlasu autora není přípustné. 

V případě, že jste si u naší společnosti objednal/objednala vedle registrace na akci i zajištění dalších služeb (např. ubytování, doprava apod.), budeme zpracovávat Vaše osobní údaje také pro účely zajištění konkrétně poptávané služby.

Pro tento účel bude naše společnost zpracovávat Vaše osobní údaje vyplněné do registračního formuláře a/nebo objednávky, zejména v rozsahu jméno, příjmení, adresa bydliště, fakturační adresa, e-mailová adresa, a to v závislosti na povaze služby, kterou jste objednal/objednala.

Naše společnost zajišťuje tyto služby pouze organizačně, tj. neposkytuje přímo uvedenou službu. Pro tento účel spolupracuje s jinými subjekty, které službu poskytují (hotely, přepravní společnosti, taxislužby, stravovací zařízení apod.). Pro účely poskytnutí konkrétní služby budou Vaše osobní údaje předány konkrétnímu příjemci – poskytovateli služby. Bližší informace o příjemci Vašich osobních údajů se dozvíte v průběhu naší komunikace, případně na základě Vaší žádosti.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce a/nebo poskytování dané služby, dále po dobu do celkového vyúčtování služeb a uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

Pro toto zpracování je správcem naše společnost.

Pokud jste se v rámci registrace na akci nebo na našich stránkách přihlásil/přihlásila k zasílání newsletterů, budeme Vám zasílat newslettery obsahující informace o akcích, které naše společnost pořádá, či službách, které Vám naše společnost nabízí. Newsletter může představovat i obchodní sdělení ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti.

Za účelem zasílání newsletterů bude naše společnost jako správce zpracovávat Vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu a případně informaci o subjektu, kde profesně působíte.

Právním základem pro zpracování je souhlas, který jste naší společnosti udělil/udělila. Tento souhlas je dobrovolný a máte právo jej kdykoliv odvolat na adrese info@guarant.cz. Po odvolání Vašeho souhlasu Vám již newslettery nebudeme zasílat. Odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním, ani nemá vliv na jiná zpracování Vašich osobních údajů pro jiné účely.